Por qué es posible que desee inspeccionar su expediente personal.

Es posible que desee inspeccionar su archivo de personal por varias razones. Un empleado desea saber que se incluyen registros importantes. Quizás la información inexacta deba etiquetarse, eliminarse o someterse a refutación. California ha promulgado la Sección 1198.5 del Código Laboral como un conjunto de protecciones y procedimientos para la inspección de archivos de personal. Este artículo enumera las partes clave de la ley en términos simplificados. Los gerentes a veces colocan “píldoras venenosas” perjudiciales para la carrera en un archivo de personal sin dar ningún indicio de insatisfacción con el desempeño del empleado. Su expediente personal será la base para decisiones futuras con respecto a sueldos, ascensos, reasignaciones y transferencias, y posiblemente despidos o despidos. Es posible que desee inspeccionar su archivo en preparación para una próxima reunión con la administración o para evaluar la imparcialidad y la verdad de una evaluación de desempeño.

http://vasutioc.com

Lista de verificación de derechos del expediente del personal

1. 1. Los empleados de California tienen dos derechos de archivo de personal: solicitar inspección y recibir una copia de los registros.

1. 1. Un registro de personal es un registro que se relaciona con el desempeño y la queja de un empleado. Los registros de personal, por definición de la ley, no incluyen: (a) Registros relacionados con la investigación de un posible delito penal; (b) Cartas de referencia; (c) Calificaciones, informes o registros que se obtuvieron antes del empleo del empleado o por miembros identificables del comité de examen (f) Obtenidos en relación con un examen promocional.

1. 1. La inspección debe realizarse a intervalos y tiempos razonables.

1. 1. La inspección debe realizarse a más tardar 30 días calendario a partir de la fecha en que el empleador recibe una solicitud ESCRITA.

1. 1. El empleador y el empleado pueden extender la fecha de cumplimiento, pero solo mediante un acuerdo ESCRITO y por no más de 35 días calendario a partir de la fecha de recepción real del empleador de la solicitud de inspección por escrito.

1. 1. Si hay una solicitud por escrito de copias, el empleador debe proporcionar copias de los registros de personal al empleado. [or his representative].

1. 1. El empleador puede cobrar al empleado los costos reales de reproducción de los registros.

1. 1. El empleador y el empleado [or his representative] podrá acordar, como en el límite de tiempo de inspección, extender el tiempo de reproducción y entrega de registros a una fecha que no exceda los 35 días a partir de la fecha en que el empleador recibe la solicitud de copias.

1. 1. Si el empleado está empleado actualmente, el empleador no está obligado a hacer que los registros estén disponibles durante el desempeño de sus funciones. [ My firms argues “performance of duties” does not mean uncompensated time. An inspection of personnel records is also for the benefit of the employer because all employers have an interest in true, accurate and complete records. Further, the employee is still controlled by the employer while conducting the inspection.]

1. 1. La solicitud de registros debe hacerse por escrito y puede estar en un formulario proporcionado por el empleador. El formulario se puede solicitar verbalmente al supervisor del empleado u otra persona que el empleado sepa que está designada para recibir la solicitud verbal del “formulario”.

1. 1. Si el empleado o su representante hace una solicitud verbal para el formulario de archivo personal por escrito, el empleador debe proporcionar el “formulario de solicitud” en ese momento.

1. 1. Alternativamente, si el empleado o su representante elige, simplemente puede escribir la solicitud del empleado para el archivo de personal sin el uso del formulario proporcionado por el empleador.

1. 1. El empleador debe mantener una copia de los registros de personal de cada empleado por un período de no menos de tres años después de la terminación del empleo.

1. 1. En cuanto a los empleados actuales, el empleador debe hacer que los registros de personal de un empleado actual estén disponibles para inspección y, si lo solicita el empleado o su representante, proporcionar una copia de los registros en el lugar donde el empleado se reporta a trabajar, o en otro ubicación aceptable para el empleador y el solicitante. Si se requiere que el empleado inspeccione o reciba una copia en un lugar que no sea el lugar donde se reporta a trabajar, no se permite ninguna pérdida de compensación para el empleado. En cuanto a los ex empleados, el empleador debe hacer que los registros de personal de un ex empleado estén disponibles para inspección en el lugar donde el empleador almacena los registros, a menos que las partes acuerden mutuamente por escrito en un lugar diferente.

1. 1. En cuanto a la formación de los empleados, además de la inspección, el empleador debe proporcionar una copia de los registros en el momento y lugar de la inspección.

1. 1. Alternativamente, un ex empleado puede recibir una copia por correo si reembolsa al empleador los gastos postales reales.

1. 1. Si el empleado fue despedido por acoso o violencia en el lugar de trabajo, el empleador puede presentar el archivo por métodos alternativos: a) permitir la inspección en un lugar que no sea el lugar de trabajo que esté a una distancia razonable de la residencia del ex empleado o b) proporcionar un copia de los registros de personal por correo.

1. 1. Se requiere que un empleador cumpla con solo una solicitud por año por un Formar empleado para inspeccionar o recibir una copia de sus registros de personal.

1. 1. Una persona que es un representante del empleado a los fines de solicitar inspección o copias es una persona designada por escrito por el empleado para “inspeccionar o recibir una copia” de esos registros.

1. 1. El empleador puede tomar medidas razonables para verificar la identidad de un empleado actual o anterior o de su representante autorizado.

1. 1. Un empleador puede designar a la persona a quien se hace una solicitud de inspección y / o copia.

1. 1. Antes de hacer que los registros estén disponibles para inspección o proporcionar el archivo de personal, el empleador puede redactar [delete or black out] el nombre de cualquier empleado no supervisor incluido en el archivo.

1. 1. Los registros específicamente excluidos de los documentos que un empleador debe poner a disposición son: (a) Registros relacionados con la investigación de un posible delito penal; (b) Cartas de referencia; (c) Calificaciones, informes o registros que fueron: (A) obtenidos antes del empleo del empleado o (B) preparados por miembros identificables del comité de examen o (C) obtenidos en conexión con un examen promocional.

1. 1. El derecho a inspeccionar un archivo de personal está controlado por otras leyes para ciertas categorías de empleados: (A) Algunos oficiales de seguridad pública (B) Algunos empleados de agencias gubernamentales.

1. 1. Si el empleador demora o no presenta el expediente, el empleado actual o anterior o el Comisionado Laboral puede recuperar una multa de setecientos cincuenta dólares ($ 750) del empleador.

1. 1. Un empleado actual o anterior también puede presentar una orden judicial [injunction] para obligar al empleador a presentar el expediente como lo requiere la ley.

1. 1. Si el empleado obtiene la orden de producción obligatoria, él o ella pueden recuperar los costos y los honorarios razonables del abogado en tal acción.

1. 1. Si un empleado actual o anterior presenta una demanda que “se relaciona con un asunto personal”, entonces los derechos de inspeccionar el archivo se sustituyen por el procedimiento de citación disponible a través de la demanda.

1. 1. Un empleador no está obligado a cumplir con más de 50 solicitudes para inspeccionar y recibir una copia de los registros de personal presentados por un representante o representantes de los empleados en un mes calendario.

1. Si el empleado es miembro de un sindicato, y si el convenio colectivo establece un medio específico para obtener los registros del empleado, entonces el convenio sindical prevalecerá sobre los procedimientos legales generales, pero solo si el convenio sindical incluye disposiciones relacionadas con:

• (a) salarios, horas de trabajo y condiciones laborales de los empleados.
• (b) Un procedimiento para la inspección y copia de registros de personal.
• (c) Tasas salariales de primas para todas las horas extraordinarias trabajadas.
• (d) Una tasa de pago regular de no menos del 30 por ciento más que la tasa de salario mínimo estatal.

Pasos de acción para la inspección de expedientes de personal

A continuación, se incluye una lista de verificación de las acciones que puede realizar después de la inspección:

1. 1. Enumere lo que falta. ¿Hay documentos que sabe que deberían estar en el archivo? ¿Esperaba ver una evaluación de desempeño positiva o una revisión de mitad de año, o quizás un reconocimiento por alcanzar un hito de desempeño?

1. 1. Enumere lo sorprendente. ¿Se ha eliminado o alterado un documento importante? ¿Lo que le han dicho sobre su desempeño u oportunidad se contradice con lo que está en el archivo?

1. 1. Identifique lo que es inexacto o falso.

1. 1. Busque datos concretos que esperaría que fueran fundamentales para su evaluación de desempeño. Por ejemplo, ventas completadas, proyectos a tiempo, nuevos clientes firmados. Si los datos no están en el archivo, solicite que se agreguen. ¿Por qué estos datos forman parte de un “archivo de personal”? Esta firma sostiene que los datos se relacionan directamente con su desempeño laboral como medida clave. Por cierto, un “archivo” en el siglo XXI es digital y está basado en la nube. No hay límite de almacenamiento o ubicación necesarios para un archivo. Un “expediente personal” se define por su contenido, no por su etiquetado.

1. 1. Inspeccione su archivo con regularidad, del mismo modo que podría hacerse un chequeo anual. Encontrará que el registro o resumen que conserva es invaluable a medida que pasan los años, ya que los documentos se pueden cambiar o eliminar con el tiempo, especialmente si hay una campaña para deshacerse de usted. Además, los empleadores citarán un historial de presunto desempeño deficiente para ocultar un motivo ilegal de despido o despido. Puede refutar esos eventos mucho más fácilmente a medida que ocurren en lugar de cubrir todo en los últimos días de su empleo.

1. 1. Solicite agregar documentos clave al archivo. Estos pueden ser evaluaciones faltantes, correcciones necesarias y su refutación por escrito a las evaluaciones negativas. [Our firm argues that inasmuch as your rebuttal concerns the terms and conditions of employment, it is a defined “personnel record” that must be included in the file.]

1. 1. Tome medidas para abordar los problemas que descubra después de la inspección. Sube por la cadena de mando. Siga cualquier política de la compañía que cubra el registro de personal. Mantenga un registro de sus esfuerzos por fecha, con quién se comunicó y el resultado. Más adelante, este enfoque respaldará su caso de que una acción disciplinaria no está justificada.

1. 1. Solicite que se incluyan en los registros declaraciones positivas sobre el desempeño. Una “carta de recomendación puede estar excluida por ley, pero nuestra firma argumenta que muchas comunicaciones positivas, a menudo internas, no son” recomendaciones “, sino evaluaciones.

1. 1. Los registros del reloj de tiempo y los registros de pago son parte de su archivo personal, dondequiera que se guarden. Pida verlos si cree que su tiempo o pago no está de acuerdo con la ley.

1. 1. Solicite ver cualquier material de archivo que no esté etiquetado como “archivos de personal” pero que los empleados o gerentes de recursos humanos guarden como archivos llamados “privados”. Nuestra firma argumenta que el contenido y uso del registro determina si es parte del “archivo de personal”.

1. 1. Insista en recibir copias de todos sus documentos de empleo firmados. Estos incluirán: a) acuerdos de arbitraje; b) acuerdos de secreto comercial y confidencialidad; c) completar los documentos de formación; d) notificaciones y acuses de recibo de manuales o políticas almacenadas electrónicamente; e) inscripción en planes de seguros, dentales y de la vista; f) inscripción en planes de discapacidad a largo o corto plazo; f) participación en 401K u otro plan de jubilación; g) cualquier evaluación o advertencia firmada.

1. Haz un índice básico de los documentos del archivo. Es posible que luego desee verificar lo que recibe como copias con su índice. Como se le permite recibir copias, también se le permite conservar copias. Eso significa que puede mantener las copias digitales o en papel en su casa u otra ubicación fuera del sitio. Deberías hacerlo.

Conclusiones sobre expedientes de personal

En las grandes empresas, los responsables de la toma de decisiones suelen estar muy por encima de su puesto. Es posible que tengan poca interacción directa contigo. Dependerán en gran medida de lo que encuentren en su expediente personal para decidir su futuro económico. La inspección de su expediente personal debe verse como podría ver copias de su informe crediticio o registros médicos. Mantener estos registros como sus copias puede resultar muy útil durante su empleo para abordar una evaluación injusta, denegación de bonificación o aumento de sueldo, o denegación de ascenso. Del mismo modo, si lo despiden por una razón ilegal, los registros que mantenga pueden usarse para refutar la razón “oficial” de un desempeño deficiente o mala conducta. Los empleados actuales pueden inspeccionar sus archivos de personal a intervalos regulares razonables, y los empleados anteriores pueden solicitar su archivo de personal una vez al año. Deberían hacerlo.

Si desea que esta oficina utilice un formulario de solicitud de archivo de personal gratuito, comuníquese con nosotros al 949-251-1006 y haga referencia a esta oferta gratuita cuando llame.